Medzi bezpečnostné riziká pri tlači patrí napríklad stav, kedy sa osobné dáta prenášajú cez sieť v nešifrovanej forme, alebo sa ukladajú nešifrované na tlačových serveroch a pevných diskoch tlačiarní. Ďalším potenciálnym rizikom je, ak sa tieto dáta uchovávajú aj po vykonaní tlačovej úlohy a nie sú bezpečne odstránené. Typickým bežným problémom je tiež situácia, ak dokumenty obsahujúce osobné údaje skončia v nesprávnych rukách, pretože zostanú ležať bez dozoru na výstupnom zásobníku tlačiarne. Môže tak ľahko dôjsť k ich strate alebo neoprávnenému a nekontrolovanému prístupu k citlivým informáciám. Moderné riešenia na riadenie tlače poskytujú funkcie, ktoré zaistia dostatočné zabezpečenie aj plnenie regulačných predpisov a pritom nie sú náročné na implementáciu ani cenovo nákladné.
Odporúčania OKI na zabezpečenie GDPR pri tlači
Do interných firemných predpisov pre tlač a nakladanie s tlačovými súbormi je v súvislosti s GDPR vhodné zvážiť doplnenie nasledujúcich pravidiel:
· Zabezpečená tlač a vyzdvihnutie výtlačkov výhradne po autentizácii cez PIN alebo čipovú kartu.
· Bezpečné mazanie HDD tlačiarne a časovo definované mazanie tlačových súborov.
· Šifrovanie prenosu tlačových dát medzi zariadením a tlačiarňou.
· Bezpečné ukladanie skenovaných úloh a zabezpečenie obsahu skenovaných súborov.
· Bezpečné uchovávanie vytlačených dokumentov s osobnými údajmi.
· Bezpečné skartovanie či iný spôsob likvidácie tlačených dokumentov s osobnými údajmi.
· Zvážiť umiestnenie malých inteligentných multifunkčných tlačiarní priamo v oddelení, kde sa vo zvýšenej miere pracuje s osobnými údajmi (napr. mzdové, personálne, marketingové, obchodné oddelenie).
