Fyzickej formy dokumentu sa pracovníci neradi vzdávajú – podľa analýzy Gartner priemerný zamestnanec ročne vytlačí až 400 strán a analýza Forrester hovorí o miliarde papierových kópií denne! Digitalizácia dokumentov by pritom dokázala ušetriť nielen peniaze, ale aj čas – účinnejšou údržbou veľkých množstiev dokumentov, optimalizáciou procesov či integráciou s inými informačnými systémami. Miroslav Turčan dodáva: „Ak chce firma podstúpiť skutočnú digitálnu transformáciu, musí sa pozerať ďalej ako len na náhradu jedného média iným. Digitalizácia je len prvým krokom procesu, na konci ktorého je štandardizovaná, transparentná a auditovateľná správa celého životného cyklu dokumentov.“
Dôležitým predpokladom pre úspešný prechod k digitálnej správe dokumentov je správne určenie cieľov a výber prostriedkov. Úlohu zohráva nielen veľkosť firmy, ale aj želaný výsledný stav – je rozdiel, ak firma vytvára len elektronický archív, alebo či plánuje digitalizovať evidenciu pracovných postupov a výrobnej dokumentácie. Dôkladná vstupná analýza zabezpečí, aby sa ľudia na konci neprispôsobovali technológii, ale technológie im. Prvým krokom pri digitalizácii býva zvyčajne pilotný projekt s jedným typom dokumentu, ktorý proces otestuje. Ale pozor, digitalizácia neznamená jednoduchý sken a uloženie získaného obrázku. Pomocou rozpoznávacích technológií sa z dokumentu automaticky získavajú štandardizovateľné dáta, s ktorými je možné ďalej pracovať.
Elektronické dokumenty sú pri správnom vedení indexované a obsahujú metadáta. Tak sa zabezpečí, že je v nich možné veľmi rýchlo a jednoducho strojovo vyhľadávať. Kým pri papierových dokumentoch podľa analýzy IDC zamestnanci trávia týždenne niekoľko hodín hľadaním dokumentov, pri funkčnom elektronickom archíve je nájdenie správnej informácie otázkou okamihov. Informácie sú navyše prístupné v rovnaký čas všetkým zamestnancom, ktorí k nim majú prístup. Výhodou elektronickej správy dokumentov je úplný prehľad a starostlivosť počas ich celého životného cyklu. V každom okamihu je možné zistiť, kde sa dokument nachádza, čo sa s ním deje, kto s ním manipuloval – od jeho príchodu, počas jeho využívania až po zaradenie do archívu či prípadnú skartáciu. Tieto výhody sa ocenia aj pri zosúlaďovaní s novým európskym nariadením o ochrane osobných údajov GDPR.
