Nutnosť archivovať firemnú elektronickú poštu požadujú napríklad v USA všeobecné zákony typu Sarbanes-Oxley plus nariadenia zamerané špecificky na odvetvie, ako napríklad HIPAA v zdravotníctve. Na Slovensku má každá firma povinnosť mať plnú kontrolu nad zmazanými a archivovanými emailmi vďaka európskemu nariadeniu GDPR. Ďalšie povinnosti vyplývajú z lokálnych požiadaviek na uchovávanie finančných a účtovných dokumentov. Vzhľadom na to, že používatelia v rade hlavne SMB (malých a stredných) firiem často nechávajú dôležité dokumenty iba vo forme mailových príloh, je životne dôležité obchodnú elektronickú poštu spoľahlivo a dôveryhodne archivovať.
5 kľúčových parametrov efektívnej archivácie firemnej elektronickej pošty:
* Používateľská prívetivosť – Účelom archivačného riešenia je spoľahlivo uložiť emaily a rýchlo ich nájsť a zobraziť na PC aj v mobilných zariadeniach bez nutnosti podpory IT oddelenia.
* Prepojenie s viacerými poštovými servermi – nárast elektronickej komunikácie znamená, že stále viac organizácií potrebuje dva a viac poštových serverov a kompatibilitu s viacerými emailovými klientmi.
* Off-line prístup na archivačný server – V prípade výpadku poštového systému či konektivity by používatelia mali mať stále prístup k histórii svojich emailov s cieľom zachovať obchodnú kontinuitu.
* Efektívne celkové náklady – Riešenie by malo zvýšiť celkovú efektivitu formou nižších nákladov na ukladací priestor, vyššej produktivity užívateľov a minimalizácie rizík vyplývajúcich zo straty dôležitých emailov.
* Dodržanie regulačných nariadení – S využitím automatizovanej archivácie, kontroly nad uloženými dátami a záznamu logov udalostí na splnenie prípadných auditných požiadaviek.
* Používateľská prívetivosť – Účelom archivačného riešenia je spoľahlivo uložiť emaily a rýchlo ich nájsť a zobraziť na PC aj v mobilných zariadeniach bez nutnosti podpory IT oddelenia.
* Prepojenie s viacerými poštovými servermi – nárast elektronickej komunikácie znamená, že stále viac organizácií potrebuje dva a viac poštových serverov a kompatibilitu s viacerými emailovými klientmi.
* Off-line prístup na archivačný server – V prípade výpadku poštového systému či konektivity by používatelia mali mať stále prístup k histórii svojich emailov s cieľom zachovať obchodnú kontinuitu.
* Efektívne celkové náklady – Riešenie by malo zvýšiť celkovú efektivitu formou nižších nákladov na ukladací priestor, vyššej produktivity užívateľov a minimalizácie rizík vyplývajúcich zo straty dôležitých emailov.
* Dodržanie regulačných nariadení – S využitím automatizovanej archivácie, kontroly nad uloženými dátami a záznamu logov udalostí na splnenie prípadných auditných požiadaviek.
