Dlhodobé obdobie práce z domova prinieslo zmenu spôsobu spolupráce a výrazný nárast počtu on-line stretnutí. Potvrdil to ďalší prieskum Čo nás naučili zatvorené kancelárie?*, v ktorom takmer 40 % respondentov uviedlo, že absolvovalo v priemere tri on-line stretnutia denne a až 73 % potvrdilo, že počet on-line stretnutí sa zvýšil oproti bežnému obdobiu v kancelárii. Viacerí respondenti mali kvôli veľkému množstvu on-line stretnutí pocit, že im zabrali celý deň a potom sa snažili dorobiť ostatnú prácu večer alebo ráno na úkor svojho súkromného času.
Efektívne manažovať on-line stretnutia a ich zladenie s časom na sústredenú prácu pomáha včasné naplánovanie si pracovných aktivít a efektívne vedenie priebehu pracovných stretnutí. „Výhodou moderných technológií, ktoré využívame v práci na diaľku, je možnosť riadiť si svoj čas, sem patrí napríklad práca s kalendárom a jeho zdieľanie. Ak si zaznamenáme každé on-line stretnutie, ale aj svoje vlastné aktivity do kalendára dostupného pre šéfa aj kolegov, vyvarujeme sa pretlaku on-line stretnutí a budeme mať dostatok času na sústredenú prácu. V prípade, ak sa na stretnutí alebo on-line školení nemôžete zúčastniť, je možné požiadať o záznam, aby ste boli vždy v obraze a dobre informovaný. Veľmi dôležité je pre fyzické aj psychické zdravie striedať rôzne druhy aktivít, aby sa on-line svet nestal vaším nepriateľom“, odporúča Marcela Havrilová.
Naučiť sa efektívne pracovať s technológiami a plánovať si pracovné aktivity s dostatočným predstihom odporúča aj Dagmar Kéryová, biznisová koučka a bývalá prezidentka Medzinárodnej federácie koučov na Slovensku (ICF Slovak Charter Chapter). Veľmi dôležitá je však celková organizácia práce tímu, ktorá ovplyvňuje dĺžku a užitočnosť stretnutí, na ktorú však nemá samotný člen tímu plný dosah. Napríklad agilne organizované tímy sú dnes výhodou, keďže majú jasnú a rýchlu štruktúru vedenia tímových interakcií.
Tipy Dagmar Kéryovej ako efektívnejšie pracovať dlhodobo na diaľku:
- Iniciovať nastavenie dohôd v tíme, v akom režime budeme pracovať, a pravidelne podľa situácie ich upravovať.
- Nastaviť si svoj osobný režim – „kedy som v práci a kedy doma“, a to aj fyzicky.
- Dohodnúť si účel a dĺžku trvania stretnutí.
- Pripraviť agendu a podklady na stretnutie vopred.
- Jeden člen tímu vedie proces on-line stretnutia – ujasňuje cieľ, očakávané výstupy, kontroluje čas, udeľuje slovo, aby nikto nebol vynechaný, sumarizuje dohody a ďalšie kroky – a toto platí aj pre osobné stretnutia.
- Vyvarujte sa „mŕtvych“ on-line stretnutí bez kamery a možnosti vidieť reakcie druhých, bez zápisu nápadov, dohôd na whiteboarde či zdieľania materiálov, o ktorých sa diskutuje na obrazovke. Stráca sa viac ako 50 % z efektivity, vyčerpáva nás to mentálne a zbytočne sa to predlžuje.
- On-line láka na multitasking – ale naša efektivita vtedy prudko klesá – nie sme naplno nikde a sme výrazne mentálne unavení. Radšej riaďme dynamiku stretnutia, nepočúvajme webináre len preto, že sú teraz zdarma. Sústreďme sa cielene a s plnou silou len na jednu dôležitú vec.
- Používajme zdieľané dokumenty a spoločné projektové zložky so všetkými informáciami – šetria čas, koordináciu pri hľadaní mailov a príprave podkladov. Výborné sú aj na to, že v nich vieme pracovať súbežne počas on-line stretnutia.