Elektronický dokument možno od 1.1.2022 považovať za riadny účtovný a daňový doklad. Či ste živnostník, jednoosobová s.r.o. alebo väčšia firma, je nutné, aby ste prechod na čisto elektronické doklady správne zmanažovali. Na začiatku treba nastaviť spôsob posielania elektronických dokladov, ako aj systém ich ukladania, na ktorý je ďalej naviazané zálohovanie. V prípade písomného schvaľovania prijatých dokladov, musíte nastaviť schvaľovanie elektronickou formou. Ak má podnikateľ alebo firma svojich stálych dodávateľov, môžete sa aj s nimi dohodnúť na rýdzo elektronickej forme dokladov.
Aké technické riešenie je na elektronické doklady optimálne? Mail je dnes určite najpoužívanejší prostriedok na posielanie dokladov, ale určite nie najbezpečnejším. Veľký problém môže byť aj so samotnou integritou údajov na daňových dokladoch. Odborníci zo spoločnosti Solitea nepovažujú e-mail za bezpečný spôsob výmeny dokumentov. Vhodnejšie je na tento účel zriadiť cloudové úložisko. Podnikatelia a účtovníci majú na výber z licencovaných, a teda platených priestorov, ale rovnako tak sú na výber aj bezplatné úložiská. Pri bezplatných nástrojoch si ale musíte uvedomiť, že prevádzkovateľ všetky údaje pravidelne necháva čítať svojimi algoritmami a následne posielala cielenú reklamu. Z tohto dôvodu odporúčajú platený priestor, a to aj malým podnikateľom. Do dohodnutého priestoru na výmenu dokladov by mali mať prístup len autentifikované osoby.
Priestor na výmenu dokladov je možné ihneď od začiatku konfigurovať aj ako priestor na archiváciu. Doklady bude do takéhoto priestoru vkladať podnikateľ, prípadne aj účtovná firma. Dôležité je priestor vhodne usporiadať, aby dlhodobo poskytoval jednoduchý spôsob vkladania dokladov a metadát. Systém budete využívať dlhé roky a mal by obom stranám tiež poskytovať rýchle vyhľadávanie, zoskupovanie, zoraďovanie. Veľa ľudí oceňuje možnosť tzv. fulltextového vyhľadávania v obsahu dokumentov, najmä ak si nespomínate od koho bol doklad, ani kedy ste ho do systému dávali a pod. Pomocou vyhľadávania na konkrétny tovar alebo službu sa k žiadanej informácii dostanete v priebehu niekoľkých sekúnd. Smart riešenia môžete tiež využiť na tzv. vyťažovanie údajov. Z elektronického dokladu vie takto naprogramovaný systém priamo prečítať určité informácie a vyplniť ich rovno do ekonomického informačného systému. Úmerne k zvyšujúcej sa miere citlivosti archivovaných dokladov si môžu podnikatelia aj účtovné firmy nechať odborníkmi konfigurovať aj záložné platformy.
