V digitálnej ére je podávanie žiadostí o víza naďalej zdĺhavým procesom opierajúcim sa o dokumenty v papierovej forme, v rámci ktorého musia žiadatelia cestovať, aby predložili a následne si vyzdvihli svoj pas s vízom, čo vedie k akumulácii nákladov pre cestujúcich, ako aj pre členské štáty. Niekoľko členských štátov podniklo kroky na presun žiadostí o víza do on-line prostredia; existujú však rozdiely v rozsahu, v akom to urobili. Len niekoľko z nich ponúka možnosť platby on-line. Tieto konania sa takisto ukázali ako problematické počas pandémie COVID-19, kedy žiadatelia už nemohli voľne prísť na konzuláty a požiadať tam o víza. Harmonizácia a zjednotenie konaní o udelení víza v rámci schengenského priestoru pomôže zabrániť tzv. „visa shoppingu“ zo strany žiadateľov, ktorí sa môžu snažiť podať žiadosť v tej krajine schengenského priestoru, ktorá ponúka rýchlejšie spracovanie žiadostí o víza, a nie v krajine, ktorá je ich skutočnou cieľovou krajinou. Digitalizácia procesu udeľovania víz takisto zníži bezpečnostné riziká, ktoré predstavujú fyzické vízové nálepky, ktoré by mohli byť aj naďalej viac exponované, pokiaľ ide o falšovanie, podvody a krádeže. Návrh je tiež v súlade s všeobecným prístupom EÚ k podpore modernizácie a digitalizácie verejných služieb.
- BiVďaka digitalizácii sa uľahčí podávanie žiadostí o schengenské vízum a samotné víza budú bezpečnejšie: žiadatelia o víza budú môcť požiadať o vízum on-line vrátane zaplatenia vízového poplatku prostredníctvom jednotnej platformy EÚ bez ohľadu na krajinu schengenského priestoru, ktorú chcú navštíviť;
- platforma automaticky určí, ktorá krajina schengenského priestoru je zodpovedná za posúdenie žiadosti – najmä vtedy, ak má žiadateľ v úmysle navštíviť viacero krajín schengenského priestoru;
- platforma poskytne žiadateľom aktuálne informácie o krátkodobých schengenských vízach, ako aj všetky potrebné informácie týkajúce sa požiadaviek a postupov (ako sú sprievodné doklady, vízový poplatok alebo potreba termínu na stretnutie na účely zberu biometrických identifikačných znakov);
- osobná prítomnosť na konzulárnom úrade by bola povinná len pre žiadateľov podávajúcich žiadosť prvýkrát, a to na účely zberu biometrických identifikačných znakov, ďalej pre žiadateľov, ktorých biometrické údaje už nie sú platné, alebo pre žiadateľov s novým cestovným dokladom;
- vízum bude obsahovať najmodernejšie bezpečnostné prvky, ktoré budú bezpečnejšie ako súčasná vízová nálepka;
- nový systém zabezpečí, aby boli vždy chránené základné práva.