Žiadosť sa podáva v obci, do katastra ktorej nehnuteľnosť patrí, takže pobyt ubytovateľa nie je dôležitý. Príspevok možno získať najviac na sedem nocí predtým, ako ubytovaný utečenec z Ukrajiny získal dočasné útočisko. Obec vyplatí príspevky prenajímateľom do piatich pracovných dní od prijatia peňazí od ministerstva vnútra, ktoré spracováva poskytnuté údaje. Podmienkou získania príspevku je uzavretie zmluvy o poskytnutí ubytovania medzi majiteľom nehnuteľnosti a odídencom. Obci musí poskytovateľ predložiť originál zmluvy o poskytnutí ubytovania odídencovi podľa vzorov zverejnených na stránke ministerstva vnútra vrátane čestného vyhlásenia oprávnenej osoby a kópie dokladu o tolerovanom pobyte na území Slovenskej republiky s označením "odídenec" alebo s označením "dočasné útočisko". Odporúča sa vyhotoviť zmluvu o poskytnutí ubytovania odídencovi minimálne v troch rovnopisoch. V prípade spoluvlastníkov nehnuteľnosti zmluvu o poskytnutí ubytovania podpisujú všetci spoluvlastníci. Na výkaze už stačí podpis jednej osoby. Spoluvlastníci sa dohodnú na tom, ktorý z nich vyplní výkaz a uvedie svoj účet. Osoba so štatútom dočasného útočiska má povinnosť raz mesačne oznamovať obci, že mu oprávnená osoba poskytuje ubytovanie. Medzi oprávnenou osobou a odídencami, ktorí sú v príbuzenskom vzťahu, postačuje uzatvoriť jednu zmluvu, v ktorej sú uvedení všetci odídenci. Jednotlivých ubytovaných odídencov (rodinu) uvedie oprávnená osoba vo výkaze.
Na príspevok za ubytovanie odídenca majú nárok osoby a subjekty, ktoré neposkytujú ubytovanie na základe živnostenského oprávnenia. Môže ísť o vlastníkov bytov a rodinných domov, ubytovacie zariadenia určené na krátkodobé ubytovanie, ak ide o nepodnikateľské subjekty, ale aj obce a vyššie územné celky v prípade, že ubytovanie poskytnú bezodplatne priamo alebo prostredníctvom svojej rozpočtovej či príspevkovej organizácie. Štátne účelové zariadenia sú zo schémy podpory formou tohto príspevku vyňaté. Obci treba vždy do piatich pracovných dní po skončení kalendárneho mesiaca predložiť výkaz o počte nocí, v ktorých majiteľ nehnuteľnosti skutočne poskytoval odídencovi ubytovanie.
