streda 21. augusta 2024

ERP: Implementácia je len začiatok

Veľa firiem stále prechádza procesom digitalizácie a zavádzaním nových informačných systémov. Často ide o systémy typu ERP (Enterprise Resource Planning), ktoré dokážu podporovať všetky kľúčové činnosti a procesy, vrátane výroby, skladového hospodárstva, plánovania, nákupu, (on-line) predaja, riadenia financií, personalistiky alebo napríklad daňovej agendy. Zavedením nového ERP systému je zlomový okamih, od ktorého začína jeho ďalší rozvoj. Zastaraný ERP systém totiž prestáva byť zdrojom pridanej hodnoty a konkurenčnou výhodou, ale stáva sa len príťažou, ktorá bráni firme v ďalšom rozvoji.

Podľa posledného Eurostat prieskumu o využívaní informačných a komunikačných technológií v podnikateľskom sektore boli v európskom porovnaní v oblasti používania ERP systému slovenské podniky v roku 2023 hlboko pod priemerom krajín EÚ. Využívalo ich len 26,2 percent opýtaných podnikov, pričom priemer v EÚ je 43 percent. V Čechách tieto systémy využívalo v decembri 2023 iba 29 percent všetkých opýtaných podnikov. ERP systémom sa najlepšie darí v severských štátoch, ku ktorým sa pridalo aj Belgicko (Dánsko 67,3 percent, Belgicko 59,5 percent, Švédsko 58,6 percent, Fínsko 56,9 percent).

Úspech ERP systému vyžaduje voľbu vhodného dodávateľa aj širokú spoluprácu počas implementácie. Úvodná fáza implementácie začína ďaleko pred samotným zavádzaním systému a je zameraná na dôkladnú analýzu. Tu je úplne kľúčové zapojenie zamestnancov. Nezastupiteľnú úlohu totiž zohráva starostlivo zostavený interný tím, ktorý pozná dobre firemné procesy (alebo si ich dokáže podrobne naštudovať), a tiež jeho veľmi úzka spolupráca s tímom konzultantov dodávateľa ERP systému. Analýza odhalí hlavné procesy a činnosti, ktoré môže nový ERP systém optimalizovať, uľahčiť alebo dokonca plne automatizovať. Konzultanti ERP systému priamo vo firme zisťujú, ako prebiehajú jednotlivé procesy. Zbierajú informácie u kľúčových používateľov na vedúcich pozíciách aj u zamestnancov v prevádzke, pretože potrebujú pochopiť, ako firma funguje. Internému tímu by spoločnosť mala uvoľniť na koordináciu projektu s dodávateľom dostatočnú časovú kapacitu aj všetky potrebné zdroje. Je nutné počítať s veľkou časovou investíciou – rozsahom obvykle až dvojnásobnou v porovnaní s časom, ktorý projektu venuje dodávateľ. Ani potom ale práca nekončí – ERP potrebuje koncepčný rozvoj a neustále prispôsobovanie aktuálnym požiadavkám firmy aj trhu.